PDF-Dokumente – lesbar für Alle: Teil 2

Welche Optionen bieten sich bei der Umwandlung in PDF?

Auswahl der PDF-Konvertiersoftware

Im Internet findet man eine große Zahl von PDF-Konvertier-Werkzeugen, die zum Teil sogar kostenlos abgegeben werden. Die Frage ist: Was kommt »hinten« raus? Es gibt viele, einfach zu bedienende und auch schnelle PDF-Konverter – das war die gute Nachricht. Die Schlechte ist: vergessen Sie (fast) alle! In Bezug auf »Accessibility« – also Barrierefreiheit – versagen sie fast alle. Die Erstellung barrierefreier, strukturierter PDF-Dateien ist ein mehrstufiger und anspruchsvoller Prozess. Von kleinen Hilfsprogrammen kann das nicht geleistet und sicher auch nicht verlangt werden. Letztlich bleiben 3 erwähnenswerte Produkte übrig:

• Adobe Acrobat 6.0 Professional bzw. Acrobat 5.0 mit MakeAccessible-Plugin (kostenlos zum Download) und Capture 3.0 Agent Pack (kostenpflichtige Erweiterung)
• Jaws PDF Creator von Global Graphics (ungeeignet für Formulare oder manuelle Lesezeichen)
• Ghostscript mit GSView und einem beliebigen PostScript-Druckertreiber (ungeeignet für Formulare oder manuelle Lesezeichen)

Das komfortabelste der genanten Programme ist zweifelsohne das »Original« von Adobe in der Version »Acrobat 6.0 Professional«. Wer um die Investition in die Adobe-Software herumkommen will oder auf ein paar Funktionen verzichten kann (wie z. B. das nachträgliche Einfügen von Lesezeichen, hierarchischer Strukturen oder Formularfeldern) kann auch mit »Jaws PDF Creator« von Global Graphics – nicht zu verwechseln mit dem »JAWS Screenreader«- oder den Freeware-Produkten von Ghostscript arbeiten. Ghostscript wird als Windows- und UNIX/Linux-Version angeboten, ist aber von der Handhabung etwas gewöhnungsbedürftig. Da Ghostscript ausschließlich Postscript-Dateien in PDF umwandelt, benötigt man außerdem einen beliebigen Postscript-Farblaserdrucker-Treiber. Die Druckausgabe kann man dann recht einfach in eine Datei umleiten und hat damit den »Rohdiamanten« für die Umwandlung mit Ghostscript. Adobe Acrobat erledigt diese Zwischenschritte im Hintergrund selbsttätig, sodass man direkt aus der Windowsanwendung die Konvertierung starten kann.

Online-Service von Adobe

Eine weitere Alternative bietet der Online-Konvertierdienst von Adobe. Ihre Dokumente werden 1:1 in PDF umgewandelt und sofort als Link auf der Webseite oder per E-Mail ausgeliefert. Dieser Service ist kostenpflichtig, die ersten 5 Dokumente gibt es als »Schnupperangebot« gratis. Natürlich kann auch dieses PDF-Ergebnis nicht besser sein, als sein Quell-Dokument. Folgende Dateiformate werden von diesem Online-Service unterstützt:

Unterstützte Dateiformate des Adobe Online-Service

Aufruf des Online-Service über: createpdf.adobe.com

Das Arbeiten mit dem Adobe Online-Service ist recht komfortabel. Nach einer Registrierung kann man sofort ein Dokument für die Konvertierung auswählen und dann entscheiden, ob man auf das Ergebnis warten möchte oder sich die PDF-Datei als Anhang per E-Mail zusenden lässt. Aber Achtung: in der »Trial-Version« gibt es nicht nur die Beschränkung auf maximal 5 Dokumente, sondern leider auch nur unstrukturierte PDFs, d. h. ohne Tags und Lesezeichen. Für zugängliche Dateien ist also ein Abo dieses Services nötig, das dann die begehrten »Tags« erzeugt. Das Abo kostet zur Zeit US$ 9,99 pro Monat oder US$ 99 pro Jahr. Ob die »getaggten« Dateien dann zu 100% so erzeugt werden, wie wir es uns wünschen, ist nicht sicher. Ein echter Ersatz für eine lokal installierte Acrobat-Version soll der Online-Service sicher auch nicht sein.

Arbeiten mit PDFWriter, Distiller und PDFMaker

Mit Adobe Acrobat 6.0 Professional werden die beiden PDF-Konvertierwerkzeuge »PDFWriter« und »Distiller« jeweils wie Druckertreiber eingerichtet, haben aber unterschiedliche Leistungsmerkmale. Während PDFWriter etwas für schnelle PDF-Produktionen ist, bieten sich mit dem Distiller deutlich mehr Optionen, auf das Endprodukt Einfluss zu nehmen. In Bezug auf unser aktuelles Thema können Sie den PDFWriter gleich wieder vergessen, da er Strukturinformationen nicht korrekt umwandelt. MS Office-Anwender erhalten automatisch bei der Installation von Acrobat spezielle Icons zum Aufruf der PDF-Konvertierung. Der Clou daran ist, dass Adobe dahinter das Makro-Paket »PDFMaker« implementiert hat, das – passend zu dem jeweiligen Office-Produkt – die richtigen Parameter setzt, um ein Optimum an Informationen in das PDF zu »retten«. Technisch gesehen arbeitet das Makro PDFMaker im Hintergrund mit dem Distiller und gibt diesem zusätzliche »PDFmark-Anweisungen« mit, die sich nach der Konvertierung in PDF auf die unterschiedlichsten Arten wieder finden lassen. Entweder in Form von allgemeinen Dokumentinformationen über Autor, Titel, Inhalt oder auch Inhaltsverzeichnis, Lesezeichen bis hin zu Anzeigeoptionen im Browserfenster. Versierte Programmierer sind durchaus in der Lage, Dokumente in PostScript auszugeben und dort dann manuell die PDFmark-Anweisungen einzubauen. Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten der PDFmark-Programmierung können wir an dieser Stelle nicht detaillierter auf diesen Bereich eingehen. Wie die einfache Handhabung von Acrobat in MS Office aussieht, sehen Sie im folgenden.

Fazit: Die Produkte Word, Excel und PowerPoint (2000 oder 2002/XP) eignen sich besonders gut zur Erstellung barrierefreier PDFs, da Adobe in Kooperation mit Microsoft mächtige Werkzeuge dafür anbieten kann.

Wie funktioniert das Umwandeln von MS Office-Dokumenten?

Bei Installation eines Adobe Acrobat 5 oder 6 werden automatisch PDFMaker-Makros implementiert. Erkennen kann man die erfolgreiche Integration an den zusätzlichen Icons in der oberen Werkzeugleiste. Sowohl Word, als auch Excel und PowerPoint werden mit passenden PDFMaker-Einstellungen versehen, sodass eine schnelle und komfortable PDF-Erstellung möglich ist.

Das A und O der Strukturierung eines Textdokumentes ist die Verwendung der entsprechenden Formatvorlagen.

Zum ändern der Konvertiereinstellungen findet sich unter dem Menüpunkt »Adobe PDF« der Punkt »Konvertierungseinstellungen ändern«: Versierte Nutzer legen sich unterschiedliche Parameter-Sets unter verschiedenen Namen an. Im Sinne der Zugänglichkeit ist insbesondere darauf zu achten, dass das Ausgabeformat zu Acrobat 5.0 (PDF 1.4) kompatibel ist.

Spezielle Parameter für Word ermöglichen das Umwandeln von Kommentaren zu »Notizen« in der PDF-Datei. Damit ist es möglich, z. B. in Formularen zusätzliche Hinweise für die Nutzer zu hinterlegen. Außerdem werden – auf Wunsch – interne und externe Links mit der entsprechenden Funktionalität übernommen. Selbstverständlich werden auch Links zu Fußnoten und Endnoten verarbeitet (z. B. für Literaturhinweise oder ein Glossar am Ende des Textes).

Nicht nur bei umfangreichen Dokumenten ist es unabdingbar, eine logische, hierarchische Struktur zu erzeugen, die außerdem ein automatisches Inhaltsverzeichnis im PDF anlegt. Auf der Karteikarte »Lesezeichen« kann man angeben, bis zu welcher Ebene automatische Lesezeichen generiert werden sollen. Sowohl Überschriften-Elemente, als auch Stilelemente können dafür verwendet werden.

Das eigentliche Erzeugen der PDF-Datei erfolgt ausschließlich durch Druck auf das entsprechende Icon und die Angabe eines Dateinamens. Acrobat bietet außerdem die Option an, das neu erzeugte PDF-Dokument als E-Mail-Anhang zusammen mit dem Mailprogramm zu öffnen.

Was ist zu beachten, wenn Layoutprogramme zur Erstellung des Quell-Dokumentes verwendet werden?

Häufig werden Quell-Dokumente nicht mit einer Office-Anwendung erzeugt. DTP-Programme, wie z. B. Adobe InDesign, Adobe FrameMaker, AdobePageMaker , Macromedia Freehand, QuarkXpress etc. sind beliebte Werkzeuge von Grafikern und entsprechend oft die Quelle eines PDF-Dokumentes. Wie bereits erwähnt, helfen die PDF-Exportfunktionen in vielen Fällen nicht weiter (Ausnahme die neuesten Versionen aus dem Hause Adobe). Beispielsweise sollten QuarkXPress-Dateien im PostScript-Format gespeichert werden, um diese dann mit Acrobat in PDF umzuwandeln. Erfahrene Programmierer wären in der Lage, bereits in PostScript Ergänzungen und Korrekturen vorzunehmen um die erforderlichen Strukturinformationen zu hinterlegen, in der Regel wird aber eine Nachbearbeitung in Acrobat fällig.