Checkliste: barrierefreie PDF-Dokumente

Eine kurze Einführung in die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente mit Tipps für verbesserte Arbeitsabläufe. Behandelt werden typische Fälle von PDF-Dateien und wie diese für eine Vielzahl von Nutzergruppen zugänglich aufbereitet werden können.

Anleitungen und Lösungsstrategien für komplexere Probleme finden Sie in den Literaturhinweisen am Ende dieses Dokuments. Diese Anleitung ist auch als barrierefreie PDF-Version zum Download erhältlich: Checkliste-Barrierefreies-PDF.pdf. Zum Mithören gibt es diesen Artikel auch als Podcast.

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Stand: 06.03.2007, Autor: jeh

Vorgehensweise

Zur Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments gibt es zwei Vorgehensweisen:

  1. Ein Dokument wird in einer Anwendung erstellt und mit entsprechenden Einstellungen in PDF umgewandelt. Anschließend wird das PDF-Dokument in Adobe Acrobat optimiert.
  2. Ein bestehendes PDF-Dokument wird unmittelbar in Adobe Acrobat bearbeitet und optimiert.

Für barrierefreies PDF kommt es entscheidend darauf an, dass »tagged PDF« (strukturiertes PDF) berücksichtigt wird.

Einschränkungen der Checkliste

  1. Es wird davon ausgegangen, dass das PDF mit dem Adobe-Makro PDFMaker [1] oder in einer anderen Anwendung [2] erstellt wird, die »tagged PDF« erzeugen kann.
  2. Text, Formulare und diverse andere Objekte sowie interaktive Oberflächen müssen einzeln und in Abhängigkeit der Erstellungssoftware behandelt werden. Die Checkliste beschränkt sich auf solche Dokumente, die typischerweise in Microsoft Word 2000 erstellt werden.
  3. Die Arbeitsweise in verschiedenen Versionen von Adobe Acrobat variiert. Die Checkliste bezieht sich auf Adobe Acrobat 7 Professional.
  4. Anleitungen und Lösungsstrategien für komplexere Probleme müssen den Literaturhinweisen am Ende dieses Dokuments entnommen werden.

01. Vorbereitung eines Dokuments in Microsoft Word 2000

Formatvorlagen
Konsequente Nutzung der FormatvorlagenBesonders zu beachten ist:
  • Überschriften über die Formatvorlage zuweisen,
  • Funktionen für Listen, Fußnoten und Tabellen einsetzen,
  • Alternativtexte für Bilder anlegen und
  • Links aktivieren.
LayoutDas Layout ist mit Spaltenfunktion oder Textfeldern, nicht mit Tabellen oder Tabulatoren zu gestalten.
TextflussKopf- und Fußzeilen sollten keine wesentlichen Informationen enthalten.
Konvertierung
VoreinstellungenIm Menü »Adobe PDF > Konvertierungseinstellungen ändern« sind folgende Voreinstellungen zu prüfen:
  • im Register »Einstellungen« sicherstellen, dass Lesezeichen, Verknüpfungen und Tags zum PDF hinzugefügt werden,
  • im Register »Sicherheit« ggfs. den Zugriff für Sprachausgaben sicherstellen,
  • im Register »Word« die Übernahme von Querverweisen/ Inhaltsverzeichnissen sowie Fuß-/Endnoten ermöglichen und
  • im Register »Lesezeichen« die Übernahme der Überschriften, nicht jedoch der Word-Stile (Regelfall) prüfen.
PDF-ExportZur Erzeugung von »tagged PDF« muss das PDF über das Menü »Adobe PDF« erzeugt werden, nicht über das Druckmenü.

02. Vorbereitung eines Dokuments in Adobe Acrobat 7

Text und Tags
OCRDie Umwandlung von gescannten Dokumenten zu Text ist unter »Dokument > Text mit OCR erkennen > Starten« möglich. Unter »Bearbeiten« sollte der Ausgabestil auf »Formatierter Text und Grafiken« eingestellt sein.
ProblemstellenDie OCR-Problemstellen müssen unter »Dokument > Text mit OCR erkennen« gesucht und korrigiert werden.
Tagged PDFEin Tagbaum muss dem PDF-Dokument beigefügt sein unter »Erweitert > Ausgabehilfe > Tags zu Dokument hinzufügen«. Dies gilt für alle Dokumente, die keine Tags besitzen.

03. Optimierung eines Dokuments in Adobe Acrobat 7

Darstellung und Lesereihenfolge
UmfließenBei Vergrößerung (Menü »Ansicht > Umfließen«) muss die Reihenfolge der Inhalte schlüssig sein. Korrekturen können mit dem TouchUp-Leserichtungswerkzeug (Menü »Erweitert > Ausgabehilfe«) oder durch Entfernen und Wiederhinzufügen von Tags vorgenommen werden.
KontrastmodusAlle Inhalte müssen im Kontrastmodus (Menü »Bearbeiten > Grundeinstellungen > Ausgabehilfe« und dort in verschiedenen Vordergrund- und Hintergrundfarben) gelesen werden können.
LesereihenfolgeDie Lesereihenfolge für Screenreader muss unter »Anzeige > Navigationsregisterkarten > Reihenfolge«) geprüft und ggfs. korrigiert werden.
Außertextliche ElementeUnter »Erweitert > Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung« muss geprüft werden, ob keine wesentlichen Inhalte außertextlich sind.
Inhalte und Gliederung
Alternativtexte für BilderUnter »Erweitert > Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung« muss geprüft werden, ob alle Bilder (geeignete) Alternativtexte besitzen.
DatentabellenDie Prüfung und Optimierung von Datentabellen ist unter »Werkzeuge > Erweiterte Bearbeitung > TouchUp-Leserichtungwerkzeug« vorzunehmen.
ÜberschriftenIm Navigationsfenster »Tags« muss der Aufbau und die Konsistenz der Überschriftenstruktur geprüft werden. Durch rechten Mausklick auf einen Tag kann ggfs. eine Rollenzuweisung vorgenommen werden.
Absätze, ListenDie Dokumentstruktur sollte im Navigationsfenster »Tags« auf semantische Korrektheit geprüft werden.
LinksIm Navigationsfenster »Tags« muss geprüft werden, ob Links korrekte Tags mit untergeordnetem Text und OBJR-Objekt besitzen.
LesezeichenIm Navigationsfenster »Lesezeichen« muss geprüft werden, ob eine sinnvolle Navigationshilfe vorhanden ist.

04. Feinschliff in Adobe Acrobat 7

Weitere Anforderungen
Tab-ReihenfolgeDokumente mit Links, Anmerkungen und Formularen sollten für die Tab-Reihenfolge »Dokumentstruktur« (im Navigationsfenster »Seiten« alles markieren > Optionen > Seiteneigenschaften > Tab-Reihenfolge) aufweisen (Regelfall).
HauptspracheUnter »Datei > Dokumenteigenschaften > Erweitert > Leseoptionen > Sprache« muss die Hauptsprache des Dokuments, z.B. »Deutsch«, angegeben werden. Sprachwechsel können im Navigationsfenster »Tags« durch rechten Mausklick auf ein Tag (»Eigenschaften > Tag«) eingestellt werden.
ZeichencodierungUnter »Erweitert > Ausgabehilfe > Vollständige Prüfung« muss geprüft werden, ob der verwendete Zeichensatz auch in Sprachausgaben nutzbar ist.
Vollständige PrüfungDie vollständige Prüfung darf keine weiteren Fehler aufweisen.
PDF-OptimierungDie Speichernutzung von Dokumenten sollte nach dem Taggen geprüft (Menü »Erweitert > PDF-Optimierung«) und ggfs. optimiert werden.

Anmerkungen:

[1] PDFMaker gehört zum Leistungsumfang von Acrobat Professional ab Version 6 und wird bei der Installation in diversen Anwendungen auf Windows- und MacOS-Systemen automatisch integriert. Auf MacOS-Systemen wird allerdings bis zur Version 7 kein »tagged PDF« erzeugt.

[2] »Tagged PDF« kann in Adobe Acrobat ab der Version 5 sowie anderen Adobe-Produkten erzeugt werden. Darüber hinaus ist OpenOffice 2 in der Lage, »tagged PDF« zu erzeugen.

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